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航空机票业务中的财务要素分析

时间:2017-04-18 来源:中国旅游报 作者:喻祥明

  在旅行社业务中,有大量机票购置业务,涉及境内外多家航空公司,且出具的机票及发票不尽相同。国内航空公司出具的是有国家税务总局监制章和民航局发票专用章的“航空运输电子客票行程单”(以下简称“机票行程单”),境外航空公司出具的是各航空公司自己编制并可以无限打印的“电子机票行程单”(以下简称“电子行程单”)。由于境内外航空公司出具的机票票证不一致,且国内旅行社处于营改增初始阶段,这就要求旅行社完善票证管理和付款事项的财务管理,以确保各环节安全、有效。

  不同机票凭证对财务管理的要求

  一般企业购买航空机票,应以航空公司开具的付款凭证为依据申请付款。但由于境外航空公司性质不同,不能开具正式的发票而只能开出“电子行程单”。而这张“电子行程单”是没有税务监制章和发票专用章、自行编制且可无限次打印、复印的,并不具有真正意义上的法律效应。这就给旅行社机票付款及成本列支埋下隐患,尤其是营改增条件下的成本列支和将来可能出现的机票做增值税进项税抵扣项目上带来问题。所以,旅行社在机票付款和成本列支审核中,应严格管理各航空公司的付款凭证,区别对待、严格审核境内外不同航空公司的付款凭证。

  国内航空公司的发票凭证

  国内航空公司开具的发票即“机票行程单”,上面有税务机关的“监制章”和民航局的“发票专用章”,既可以作为旅客出行乘坐飞机的凭证,也是旅行社的会计原始成本发票凭证。由于游客凭身份证件如身份证、护照等就可以乘坐飞机,因而不必随身携带“机票行程单”,所以该“机票行程单”可以直接由旅行社保存。如果游客需要携带或存档,旅行社也可以提供“机票行程单”的复印件给旅客。营改增后,虽然“机票行程单”可以视为增值税普通发票,作为增值税的进项税抵扣。但在旅行社需要对外开具“增值税专用发票”的情况下,就不能作为进项税抵扣,也就是该“机票行程单”没有真正实现增值税发票的全部功能。随着增值税管理不断完善,国家税务机关应该会对“机票行程单”进行改革,以使其实现增值税发票的功能并作为全部进项税扣除。

  境外航空公司的发票凭证

  由于境外航空公司的法人主体原因,其在国内开具的机票凭证理论上讲仅是业务凭证,既没有税务监制章和发票专用章,也不是正式的发票,只是机打的“电子行程单”。由于是机打的,所以就可以无限次重复打印或复印,存在着重复使用、虚列成本、套取资金的风险,不利于旅行社的财务管理和监控。一直以来境外航空公司的服务就是这样,我们也不可能改正他们的操作方式。在这种现实条件下,旅行社财务部门必须加强对境外航空公司“电子行程单”报销、付款的审核管理,采取预防和监控措施,避免出现漏洞。

  强化“电子行程单”的审核与管理

  付款前的审核

  财务部门在业务部门申请支付境外机票时,应认真审核付款凭证的附件,查看附件的合理、合法性。在审核业务部门申请支付境外机票付款凭证附件时,审核要点是:

  一、如果是将款项直接支付给其他旅行社或航空机票代理公司,必须提供该旅行社或航空代理公司的正式增值税发票,而不能仅凭机打的“电子行程单”。因为该旅行社或航空代理公司是独立的有法人资格的经营单位,按照国家规定必须开具增值税发票。

  二、如果仅凭“电子行程单”申请付款,则不能直接向旅行社或航空代理公司付款,而应支付给出具该“电子行程单”的境外航空公司,该项业务的出票流必须与资金流相一致。需要注意的是“电子行程单”是境外航空公司出具的非正式发票,只是业务凭证。而只有在资金流与业务流一致的情况下,这张“电子行程单”才能成为会计凭证附件。

  付款中的审核

  虽然“电子行程单”在资金流与业务流相一致的情况下可以作为会计凭证附件,但应在对其真实性和准确性严格审核的基础之上。既然“电子行程单”是以业务凭证的形式出现的,我们就应对其所显示的业务内容进行审核,除了纯业务内容外,从财务管理的角度应该更加关注所列示的人员名单、数量及金额,确保与付款申请相一致。尤其是“电子行程单”显示的人员名单,一定要与团队签证名单(如果是由本旅行社代办签证的)相一致,并与团队出发人员的名单(团队计划)相一致,以经得起团队审核与以后可能追加的审计检查,同时避免出现虚假“电子行程单”和营私舞弊情况。

  付款后的审核

  付款后对“电子行程单”的审核,主要是在团队行程结束后做团队结算时,对照团队计划和预算进行检查,核实出行人与实际出票数量及名单,以保证境外航空公司出具的“电子行程单”所列示的机票数量、名单与实际出行人数和名单相一致。这样既保证了公司付款环节的安全正确,也经得起事后各单位尤其是外部审计的检查。

  我们有时候会遇到这种情况:某客户单位的联系人因工作调动或该单位要做内部审计,需要旅行社提供已经发生的相关行程资料。而这时如果我们提供的人员名单与对方掌握的不相符,就会出现问题。所以,事后审核对保证“电子行程单”的正确性和团队资料的完整性具有十分重要的意义。

  强化付款凭证的审核

  作为具有出境资质的旅行社,需要经常购买境外航空公司的机票。作为一项经常性的工作,财务人员会遇到各种各样的问题,业务员也会以各种理由来说服财务人员按照他们的要求付款。但是,作为财务管理与控制的要点,必须严格管控资金流出,其中就包括对境外机票付款的管理与监控。

  通过对无完全发票功能的境外航空公司机票凭证——“电子行程单”的管控和监管,我们可以做到:

  一、杜绝发票无限制使用造成的管理漏洞。由于“电子行程单”是机打且可以无限次打印、复印的,不具备完全发票功能,在财务管控不严格的环境下,极易出现多次使用、重复报销、再次领款等情况,因监管漏洞而被不良之人所利用。

  二、纠正资金流向的不对称行为。按照增值税管理要求,资金流必须与业务流、发票流相一致。如果出票单位的“电子行程单”与收款单位名称不一致,导致资金流与发票流不一致,就会出现收款单位的偷税漏税情况,其原因还是旅行社财务管理监管不到位、成本核算不完整。

  三、维护公司健康稳定发展。财务监管漏洞,往往会给意志薄弱者带来可乘之机。而如果我们将财务管控工作做在前头,将防范风险的要求前置到业务工作上方,就可以形成有效的监管机制,人人按章行事,杜绝违规现象发生,为公司健康稳定发展提供良好氛围。

  通过强化对各类航空公司机票付款凭证的监控与审核,尤其是对境外航空公司“电子行程单”在付款前、付款中和付款后的审核,就可以规范业务流与资金流,规避因重复使用引发的报销漏洞,防范财务管理漏洞,严防营私舞弊情况发生。(喻祥明 单位:上海紫华国际旅行社有限公司)


责任编辑:郭凌志
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